In vielen Unternehmen fliegt die Druckerlandschaft noch immer „unter dem Radar“. Toner werden ad hoc bestellt, Geräte stehen ungenutzt in Ecken, und die IT-Abteilung verbringt wertvolle Stunden mit der Installation von Treibern oder dem Handling einzelner Drucker. Gleichzeitig fehlen oft klare Informationen zu tatsächlichen Prozessen und Kosten rund um das Drucken.

Genau hier setzen Managed Print Services (MPS) an. Doch was verbirgt sich hinter diesem Begriff, und warum ist er für den modernen digitalen Arbeitsplatz unverzichtbar? In diesem Artikel klären wir die wichtigsten Fragen und zeigen, wie Sie mit der richtigen Strategie nicht nur Papier, sondern bares Geld sparen – unterstützt durch professionelle Services, verbindliche Daten und moderne Softwarelösungen.

Was sind Managed Print Services (MPS)?

Eine präzise Definition für Ihre Dokumentations-Strategie:

Managed Print Services (MPS) bezeichnen die ganzheitliche Analyse, Optimierung und Steuerung der gesamten Dokumenten-Infrastruktur eines Unternehmens durch einen externen Dienstleister. Ziel ist es, Transparenz zu schaffen, Kosten zu senken und Arbeitsabläufe zu automatisieren.

Anders als beim reinen Leasing von Hardware übernimmt der MPS-Anbieter (wie docuplan.de) die volle Verantwortung für den Output – von der automatisierten Lieferung des Toners bis zur revisionssicheren Entsorgung von Altgeräten. Durch integrierte Print- und Software-Lösungen entstehen standardisierte Prozesse, die das Dokumentenmanagement spürbar erleichtern.

Die 3 größten Vorteile: Warum Unternehmen auf MPS umsteigen

Laut aktuellen Marktanalysen (z. B. Quocirca, 2024) ist der Kostendruck der Haupttreiber für MPS-Projekte. Aber die Vorteile gehen weit über die Budgetoptimierung hinaus – besonders dann, wenn printbasierte Abläufe in ein übergreifendes Management eingebettet werden.

1. Kostentransparenz und Einsparungen

Die meisten Unternehmen kennen ihre tatsächlichen Druckkosten nicht. Das Verhältnis von Hardware-Anschaffung zu Betriebskosten (Toner, Wartung, Papier, Energie, IT-Support) beträgt oft 1:5.

Der MPS-Effekt: Durch die Konsolidierung der Geräteflotte und seitenbasierte Abrechnungsmodelle lassen sich die Druckkosten typischerweise um 15 % bis 30 % senken.

Fakt: Schatten-IT wie lokale Arbeitsplatzdrucker mit extrem hohen Seitenpreisen wird eliminiert und durch effizientere Geräte ersetzt. Gleichzeitig sorgt die Erfassung aller relevanten Daten für vollständige Transparenz.

2. Entlastung der IT-Abteilung

Druckerprobleme gehören zu den häufigsten Tickets im Helpdesk.

Die Lösung: Proaktives Monitoring. Ein MPS-System meldet Störungen oder niedrige Tonerstände automatisch an den Dienstleister, bevor der Nutzer das Problem bemerkt. Dadurch reduziert sich der interne Serviceaufwand deutlich und die IT kann sich wieder auf Kernaufgaben konzentrieren.

3. Sicherheit und Datenschutz (DSGVO)

Ungesicherte Drucker sind ein offenes Tor für Hackerangriffe und Datenlecks (z. B. vertrauliche Dokumente, die im Ausgabefach liegen bleiben).

Sicherheits-Feature: Moderne MPS-Lösungen nutzen Pull-Printing (Follow-Me-Printing). Der Auftrag wird erst ausgelöst, wenn sich der Mitarbeitende am Gerät authentifiziert. So bleiben sensible Informationen geschützt und das Dokumentenmanagement erfüllt Sicherheitsanforderungen zuverlässig.

Für wen lohnen sich Managed Print Services?

Die Annahme, MPS sei nur etwas für Konzerne, ist ein Mythos.

KMU: Bereits ab einer Flotte von 3 bis 5 Geräten lohnt sich die Auslagerung, da hier oft teure Toner im Einzelhandel gekauft werden.

Großunternehmen: Hier liegt der Fokus auf Standardisierung, Kostenkontrolle und der Integration von Druck, Scans und Software-Prozessen in vorhandene Systeme.

Nachhaltigkeit: Der grüne Aspekt

Durch die Analyse Ihres tatsächlichen Bedarfs reduziert docuplan.de die Anzahl der notwendigen Geräte oft erheblich. Weniger Geräte bedeuten weniger Stromverbrauch und weniger Elektroschrott. Zudem sorgen moderne Systeme für einen reduzierten Papierverbrauch – etwa durch Duplex-Druck oder digitale Archivierung. Nachhaltigkeit wird dadurch zu einem echten Bestandteil Ihrer Print-Strategie.

Fazit: Hardware ist gut, Service ist besser

Der Kauf eines Druckers ist einfach. Ihn über 5 Jahre sicher, kosteneffizient und wartungsfrei zu betreiben, ist die eigentliche Herausforderung. Mit Managed Print Services verwandeln Sie unkalkulierbare Kostenstellen in planbare Budgets – unterstützt durch klare Daten, effiziente Services, abgestimmte Software und ein strukturiertes Management.

Möchten Sie wissen, wie viel Einsparpotenzial in Ihrer Druckerlandschaft steckt? Starten Sie jetzt Ihre unverbindliche Bestandsanalyse mit docuplan.de und bringen Sie Ihre Dokumentenlogistik auf das nächste Level. Bei Fragen stehen wir Ihnen jederzeit gern zur Verfügung – nehmen Sie einfach Kontakt auf.