DMS Casestudy
Digitalisierung eines Dienstleistungsunternehmen mit DOCUPLAN
Die Maute Unternehmensgruppe
Das Unternehmen „Maute Unternehmensgruppe“ ist ein lokales Dienstleistungsunternehmen im Großraum Köln. Es hat sich auf verschiedene Bereiche, wie z. B. Projektentwicklung, Wohnungsbau, Vermietung, Tankstellen und Systemgastronomie spezialisiert. Mit einem Team von über 100 engagierten Mitarbeitern bietet das Unternehmen maßgeschneiderte Lösungen für ihre Kunden.
DOCUPLAN hatte das Ziel, die Arbeitsprozesse der Maute Unternehmensgruppe zu digitalisieren und zu optimieren. Dazu sollten automatisierte Workflows integriert werden, um damit die Effizienz zu steigern und die Zusammenarbeit zu verbessern. Entscheidend waren dabei diese Themen:
- Wiedervorlagen
- Prüffristen
- Vertragslaufzeiten und die Verarbeitung von Arbeitsverträgen
(Funktionalität ähnlich der Digitalen Personalakte)
Die Herausforderungen und Probleme
vor der Digitalisierung
Vor der Digitalisierung hatte die Maute Unternehmensgruppe mit verschiedenen Herausforderungen bei ihrem Dokumentenmanagement zu kämpfen. Das Management war vor allem zeitaufwändig. Mitarbeiter mussten Dokumente und Informationen manuell suchen und austauschen, was während der Prozesse zu Verzögerungen führte. Ihnen fehlte es an einer zentralen Plattform für die Verwaltung der Dokumente. Eine Automatisierung war nicht vorhanden, wodurch die Mitarbeiter auch nicht immer den gleichen Informationsstand hatten.
Lösungsvorschlag von Docuplan: DocuWare DMS
Um die Digitalisierung voranzutreiben, schlug DOCUPLAN der Maute Unternehmensgruppe vor, die Software DocuWare einzuführen. DocuWare ist ein umfassendes Dokumentenmanagementsystem (DMS). Das Cloud-System ermöglicht eine effiziente Verwaltung, Archivierung und Suche von Dokumenten und Daten. Zudem bietet es Workflow-Automatisierungen und ermöglicht die nahtlose Integration mit anderen Unternehmenssystemen. Insbesondere Prozesse wie die Rechnungsverarbeitung, Personalmanagement und die Buchhaltung werden dadurch deutlich erleichtert. Für die Maute Unternehmensgruppe wurde es dadurch einfacher, Wiedervorlagen mit wenigen Klicks zu realisieren, Prüffristen schneller durchzugehen. Auch Arbeitsverträge sind seitdem für Mitarbeiter mit Freigabe schnell auffindbar und gesichert.
Lösungsvorschlag von Docuplan: DocuWare DMS
Um die Digitalisierung voranzutreiben, schlug DOCUPLAN der Maute Unternehmensgruppe vor, die Software DocuWare einzuführen. DocuWare ist ein umfassendes Dokumentenmanagementsystem (DMS). Das Cloud-System ermöglicht eine effiziente Verwaltung, Archivierung und Suche von Dokumenten und Daten. Zudem bietet es Workflow-Automatisierungen und ermöglicht die nahtlose Integration mit anderen Unternehmenssystemen. Insbesondere Prozesse wie die Rechnungsverarbeitung, Personalmanagement und die Buchhaltung werden dadurch deutlich erleichtert. Für die Maute Unternehmensgruppe wurde es dadurch einfacher, Wiedervorlagen mit wenigen Klicks zu realisieren, Prüffristen schneller durchzugehen. Auch Arbeitsverträge sind seitdem für Mitarbeiter mit Freigabe schnell auffindbar und gesichert.
Umsetzung des Digitalisierungsprojekts
Das Digitalisierungsprojekt begann mit einer gründlichen Analyse der Anforderungen der Maute Unternehmensgruppe. Unser DOCUPLAN-Team passte die DocuWare-Lösung an die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens an. Nach und nach wurden der Rechnungseingangsprozess und das Bankingprogramm des Kunden optimiert und in DocuWare zusammengebracht. Dafür wurde das System mit einem Datev-Konnektor kombiniert, der einen automatisierten Belegtransfer gewährleistet. Hierbei werden alle rechnungsrelevanten Daten aus dem DocuWare DMS-System automatisiert auf die Zahlungsbelege transferiert und der Workflow durch eine Zahlung beendet.
Die Mitarbeiter im Unternehmen erhielten Schulungen, um das DocuWare DMS effektiv zu nutzen. Zusätzlich wurden auch DocuWare-Konnektoren implementiert, um eine reibungslose Integration mit den bestehenden Systemen der Maute Unternehmensgruppe zu ermöglichen.
Eine wesentliche Arbeitserleichterung erreichten wir hier bei einem zentralen Thema des Kunden: Nebenkosten und Gutschriften. Durch den Einsatz von DocuWare ist die Maute Unternehmensgruppe jetzt ganz einfach in der Lage (gerade bei der Vielzahl an zu verwaltenden Wohneinheiten) zu prüfen was nebenkostenrelevant ist oder nicht. Dazu muss man nur der eindeutige Suchbegriff (Objektnummer) eingeben werden. Daraufhin kommt man zu der Information “ja oder nein” und ist dadurch sehr schnell in der Lage die Abrechnung durchzuführen oder zu überprüfen. Das Gleiche gilt für entsprechende Überprüfung von offenen Gutschriften – und das über einen unbegrenzten Zeitraum.
Die Vorteile der Digitalisierung
Durch die Digitalisierung mit DOCUPLAN konnte das Unternehmen Maute Unternehmensgruppe die internen Prozesse beschleunigen, da Dokumente und Daten nun digital verfügbar und leichter zu finden waren. Die Mitarbeiter können seitdem Informationen in Echtzeit austauschen. Zudem ist der Geschäftsführer in der Lage jederzeit und ortsunabhängig die notwendigen Freigaben zu erteilen bzw. Auskunft durch sofort verfügbare Dokumente im DMS-System zu erhalten oder zu erteilen. Die verbesserte Transparenz und Dokumentensicherheit führten zu einer erhöhten Kundenzufriedenheit und – dies unterstreicht Geschäftsführer Gunar Maute besonders – auch der Mitarbeiterzufriedenheit!
Es entfällt das lästige und äußerst mühsame Suchen, da alles indexiert ist und daher einfach und zu jeder Zeit über die Full Text Suche auffindbar ist.
Keytakeaways
Wir sind jederzeit persönlich für Sie da. Der direkte Draht zwischen Kunden und Dienstleister zeichnet uns aus und ist unser Markenzeichen.
Verwaltungstools für reibungslose Workflows
Dokumentenmanagement Systeme sollen die Arbeit erleichtern und nicht komplizierter machen. Deswegen setzen wir auf bewährte Systeme, die einfach in bestehende Workflows eingebunden werden können. Und das auch mit dem optimalen Schutz in puncto IT-Sicherheit.
Dank dieser Technik bleiben Sie immer auf dem aktuellen Stand. Und das nicht nur bei aktuellen Systemupdates, sondern auch bei der Integration bestehender Verwaltungstools. Dadurch verbessern Sie nachhaltig die Effizienz und IT-Sicherheit in Ihrem Unternehmen. Die Zeiten von verlorenen Dateien oder fehlenden Zugriffsmöglichkeiten sind damit endgültig vorüber. Lassen Sie sich gerne von einem unserer Experten beraten.
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