Seit Anfang 2025 ist die elektronische Rechnung für Unternehmen in Deutschland mehr als nur ein digitales Nice-to-have – sie ist Pflicht. Doch statt bloß eine weitere Vorgabe zu erfüllen, bietet die E-Rechnung die Gelegenheit, interne Prozesse zu modernisieren, die Buchhaltung zu entlasten und wertvolle Zeit zu sparen. Wer jetzt handelt, schafft sich einen echten Vorsprung: organisatorisch, technisch und strategisch.

Warum ein PDF nicht mehr reicht

Viele Unternehmen versenden ihre Rechnungen nach wie vor als PDF per E-Mail – aus Gewohnheit, wegen fehlender Infrastruktur oder weil es bislang ausreichte. Doch diese Zeiten sind vorbei. Seit 2025 gilt eine neue Definition: Eine echte E-Rechnung ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz, der automatisch weiterverarbeitet werden kann – ohne manuelles Abtippen, ohne Medienbruch.

Die Grundlage dafür ist die EU-Norm EN 16931. Sie sorgt für einheitliche Anforderungen in der gesamten EU und stellt sicher, dass Rechnungsdaten nicht nur elektronisch übermittelt, sondern auch nahtlos verarbeitet werden können.

Die beiden gängigsten Formate:

XRechnung: Ein XML-Standard, der besonders im öffentlichen Sektor genutzt wird – technisch robust, aber rein maschinenorientiert.

ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das ein PDF mit eingebetteter XML-Datei kombiniert – ideal für Unternehmen, die sowohl strukturierte Daten als auch eine visuelle Darstellung benötigen.

Ein PDF ohne eingebettete Datenstruktur gilt ab sofort lediglich als visuelle Darstellung – rechtlich aber nicht mehr als elektronische Rechnung.

Was hat sich 2025 geändert?

Mit Beginn des Jahres 2025 hat sich der rechtliche Rahmen deutlich verschärft. Unternehmen müssen nun in der Lage sein, strukturierte E-Rechnungen zu empfangen – das ist keine Option, sondern Vorschrift. Der Versand wird mit Übergangsfristen geregelt, die je nach Unternehmensgröße unterschiedlich ausfallen:

• Seit 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können.
• Bis Ende 2026 dürfen PDF- oder Papierrechnungen ausgestellt werden – aber nur, wenn der Empfänger zustimmt.
• Kleinunternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro haben eine verlängerte Frist bis Ende 2027.
• Ab dem 1. Januar 2028 ist die E-Rechnung im B2B-Bereich verpflichtend – ohne Ausnahmen.

Diese Umstellung ist kein Selbstzweck: Sie bildet den Grundstein für automatisierte Steuerprüfungen, medienbruchfreie Prozesse und langfristig effizientere Verwaltung.

Wie Unternehmen jetzt umstellen – und davon profitieren

Die Umstellung ist kein rein technischer Vorgang. Sie betrifft Arbeitsabläufe, Denkweisen und Verantwortlichkeiten. Unternehmen, die das erkennen, können nicht nur gesetzeskonform agieren, sondern echte Effizienzgewinne realisieren.

Eine kluge Einführung beginnt mit einer Bestandsaufnahme: Welche Systeme nutzen Sie? Welche Prozesse sind betroffen? Wer im Unternehmen ist verantwortlich?

Vier zentrale Schritte helfen beim Einstieg:

1. Systemlandschaft analysieren: Unterstützt Ihre Buchhaltungs- oder ERP-Software XRechnung und ZUGFeRD 2.1? Falls nicht, sollten Sie mit Ihrem Anbieter sprechen.
2. Dokumentenmanagement einführen oder erweitern: Ein DMS (z. B. DocuWare) automatisiert den Rechnungseingang, sorgt für transparente Workflows und ermöglicht die revisionssichere Archivierung.
3. Mitarbeitende einbinden: Wer die Umstellung mitträgt, macht sie erfolgreich. Schulungen, klare Verantwortlichkeiten und offene Kommunikation sind entscheidend.
4. Mit Pilotprojekten starten: Beginnen Sie mit ausgewählten Partnern, optimieren Sie die Abläufe – und skalieren Sie dann schrittweise.

Warum sich der Aufwand lohnt – auch wirtschaftlich

Die Vorteile der E-Rechnung sind messbar. Unternehmen berichten von:

• bis zu 70 % weniger Bearbeitungsaufwand,
• deutlich weniger Fehlern durch automatische Datenübernahme,
• schnelleren Zahlungsprozessen,
• besserer Transparenz im Freigabeprozess,
• sowie rechtssicherer, platzsparender Archivierung.

Rechnungen, die früher Tage durch interne Freigabeschleifen wanderten, sind heute oft innerhalb von Stunden gebucht. Was im Detail unspektakulär wirkt, wird im Monats- oder Jahresvergleich zum echten Produktivitätsgewinn.

Digitalisierung konkret: Ein Beispiel aus der Praxis mit Docuplan

Ein Unternehmen aus dem produzierenden Mittelstand – rund 40 Mitarbeitende, mit jährlich 6.000 Eingangsrechnungen – nutzte bis 2024 vor allem Papier und PDF. Der Aufwand war hoch, die Transparenz gering.

Mit Docuplan wurde ein klarer Digitalisierungsplan aufgesetzt:

• Alle Rechnungen – unabhängig vom Eingangskanal – werden zentral digital erfasst.
• Relevante Inhalte wie Rechnungsnummern, Beträge oder Steuersätze werden automatisch extrahiert und auf Vollständigkeit geprüft.
• Der Freigabeprozess läuft digital, mobil und nachvollziehbar.
• Eine Schnittstelle zur Buchhaltungssoftware erzeugt automatisiert Buchungsvorschläge.
• Archivierung erfolgt revisionssicher, durchsuchbar, GoBD-konform.

Das Ergebnis: beschleunigte Prozesse, weniger Rückfragen und ein reibungsloser Jahresabschluss.

Fazit: Nicht warten – umdenken und handeln

2025 ist nicht mehr der Startschuss – es ist der Praxistest. Die E-Rechnung ist gekommen, um zu bleiben. Wer jetzt aktiv wird, sichert sich nicht nur rechtliche Konformität, sondern optimiert Prozesse, steigert Effizienz und schafft sich digitale Freiräume.

Docuplan begleitet Unternehmen dabei mit Erfahrung, Technologie und pragmatischen Lösungen – abgestimmt auf Ihre Organisation, Ihre Ziele, Ihr Tempo.

Jetzt umstellen heißt: später nicht hinterherlaufen.

Nutzen Sie den Moment – und machen Sie Ihre Buchhaltung bereit für die Zukunft.