DMS Tool testen und verstehen – Docuplan bietet interaktive Touren von DocuWare

30.12.2025|Kategorien: Allgemein|

Wenn Unternehmen ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS) einführen, prallen oft zwei Welten aufeinander: Funktionen und Möglichkeiten der Software sind groß, doch im Alltag fehlt Zeit für umfassende Schulungen. Genau an dieser Stelle bieten die Interaktiven Touren von DocuWare einen konkreten Nutzen. Sie führen Anwender Schritt für Schritt durch die wichtigsten Bereiche des Dokumentenmanagements und zeigen direkt in der Oberfläche, wie Dokumente, Informationen und Daten verarbeitet werden.

Für Docuplan als Systempartner haben die Touren einen klaren Mehrwert: Sie erleichtern die Einführung, reduzieren Rückfragen und erhöhen die Akzeptanz der Lösung. In Kombination mit einer sauberen Konfiguration, individuellen Workflows und einem verlässlichen Service entsteht eine stabile Basis für die digitale Verwaltung von Dateien und geschäftskritischen Unterlagen.

Was die Interaktiven Touren im DocuWare Web Client leisten

Im Web Client stehen aktuell sechs Interaktive Touren bereit. Sie laufen direkt in der Software, sodass Nutzer keine externe Lernplattform benötigen. Jede Tour führt durch konkrete Anwendungsbereiche des Dokumentenmanagements:

  • Web-Client-Tour – Überblick über Navigation, Module und grundlegende Funktionen

  • Briefkorb – Import, Vorbereitung und Ablage von digitalen Dokumenten

  • Dokumente anzeigen und bearbeiten – Viewer-Funktionen, Kommentierung, Mail-Versand

  • Dokumente ablegen & indexieren – strukturierte Ablage von Dateien und Informationen

  • Dokumente suchen – effiziente Suche nach Daten in Archiven

  • Profil & Einstellungen – individuelle Anpassungen der Software

Die Touren vermitteln nicht nur die Bedienung, sondern verdeutlichen die Logik hinter einem Dokumentenmanagement-System: Informationen strukturiert verwalten, Prozesse vereinfachen, Daten nachvollziehbar speichern.

Für wen welche Tour besonders hilfreich ist

Unterschiedliche Rollen profitieren in unterschiedlicher Tiefe:

  • Sachbearbeitung (z. B. Rechnungsprüfung, HR, Verwaltung): Ablage- und Such-Touren sind zentral, da hier täglich große Mengen an Dokumenten verarbeitet werden.

  • Teamleitungen: Die Tour zu Einstellungen hilft, einheitliche Standards im Dokumentenmanagement zu etablieren.

  • IT-Teams: Erkennen schneller, wie Anwender mit der Software arbeiten und wo Optimierungspotenzial besteht.

  • Neue Mitarbeitende: erhalten einen sofortigen, selbstständigen Einstieg ohne zusätzlichen Schulungsaufwand.

Die Touren unterstützen damit nicht nur den Start, sondern verbessern dauerhaft den Umgang mit digitalen Dateien und internen Prozessen.

Typische Stolperfallen im DMS-Onboarding – und wie Touren helfen

Bei der Einführung von Dokumentenmanagement-Software treten häufig ähnliche Probleme auf:

  • fehlende Struktur bei der Ablage von Dateien
  • unterschiedliche Arbeitsweisen in Teams
  • Unsicherheiten bei der Indexierung
  • Suchfunktionen werden nicht verstanden oder kaum genutzt
  • E-Mails und Dokumente landen weiterhin in lokalen Ordnern oder Microsoft-Laufwerken
  • hohe Abhängigkeit von persönlichem Wissen statt klarer digitaler Prozesse

Die Interaktiven Touren adressieren diese Punkte gezielt. Sie erklären zentrale Funktionen, zeigen Best Practices zur Ablage und verhindern Fehler, die später zu hohem Verwaltungs- oder Suchaufwand führen. Für viele Unternehmen ist das ein entscheidender Schritt, um von einer reinen Software-Einführung zu einem echten digitalen Dokumentenmanagement zu gelangen. Natürlich stehen wir von Docuplan Ihnen weiterhin als Ansprechpartner zur Verfügung, wenn spezifische Fragen auftreten oder an anderer Stelle Hilfe benötigt wird. Doch mit den Interaktiven Touren können wir den Lernprozess zu Beginn sinnvoll unterstützen.

Wie Docuplan die Touren ergänzt: Beratung, Konfiguration, Workflows, KI

Die Touren sind ein sehr guter Startpunkt – doch jedes Unternehmen hat spezifische Anforderungen an seine digitale Verwaltung. Genau hier setzt Docuplan an.

Unsere ergänzenden Leistungen im Überblick

  • Strukturierte Einführung & Konfiguration
    Klare Archivstrukturen, durchdachtes Rollen- und Rechtemanagement, sinnvolle Indexfelder.

  • Praxisnahe Schulungen
    Auf die Abläufe Ihres Unternehmens abgestimmt – nicht nur Funktionen, sondern konkrete Szenarien.

  • Individuelle Workflows
    Automatisierung z. B. der Rechnungsverarbeitung, Vertragsverwaltung oder HR-Prozesse.

  • Integration von DocuWare IDP
    KI-gestützte Erkennung von Dokumenten, automatisches Extrahieren von Daten, intelligente Klassifikation.

  • Verlässlicher Service & Support
    Gemeinsam evaluieren wir im laufenden Betrieb, wie sich Prozesse weiter optimieren lassen.

So wird aus der Standard-Software eine unternehmensspezifische Lösung für moderne digitale Informationen und Dokumentenprozesse.

Empfohlener Start mit DocuWare & Docuplan – kompakte Checkliste

Schritt Empfehlung
1. Ziele definieren Welche Prozesse sollen digitalisiert oder verbessert werden?
2. System einrichten Archivstruktur, Rechte, Indexierung – gemeinsam mit Docuplan.
3. Interaktive Touren nutzen Alle neuen Nutzer starten mit Web-Client-, Ablage- und Such-Tour.
4. Schulung & Praxis Rollenbezogene Workshops zu Dokumenten, Informationen & Workflows.
5. Automatisierung prüfen Bedarf an Workflows oder KI-gestützten Lösungen (IDP) feststellen.
6. Go-Live & Stabilisierung Feedbackphase, Optimierungen, Service durch Docuplan.

Docuplan – Ihr Partner für die Systemadministration

Wenn Sie DocuWare einführen oder bestehende Abläufe professionalisieren möchten, lohnt sich eine unverbindliche Erstberatung.

Wir von Docuplan zeigen Ihnen in einer kurzen Demo, wie eine saubere Konfiguration und passende Workflows zu einer leistungsfähigen digitalen Lösung für Ihr Unternehmen werden.