Der nächste wichtige Stichtag für die E-Rechnung rückt näher: Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Vorjahr mehr als 800.000 Euro betragen hat, bei inländischen B2B-Umsätzen grundsätzlich strukturierte elektronische Rechnungen ausstellen. Für Rechnungsaussteller mit einem geringeren Vorjahresumsatz gilt noch eine Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2027. E-Rechnungen empfangen können müssen inländische Unternehmen dagegen bereits seit dem 1. Januar 2025. e Rechnungen heute noch als einfache PDF-Datei per E-Mail verschickt, sollte die verbleibende Zeit deshalb nutzen. Die Umstellung betrifft nicht nur das Dateiformat einer Rechnung, sondern den gesamten Prozess: von der Erstellung und Übermittlung über die Prüfung und Freigabe bis zur Übergabe an die Buchhaltung und zur Archivierung.

DOCUPLAN unterstützt Unternehmen dabei, diese Prozesse rechtzeitig zu prüfen, geeignete Lösungen einzuführen und bestehende Systeme miteinander zu verbinden.

Ein PDF ist noch keine E-Rechnung

ine Rechnung, die als PDF-Datei an eine E-Mail angehängt wird, ist zwar digital, erfüllt aber nicht automatisch die Anforderungen an eine E-Rechnung. Seit dem 1. Januar 2025 gilt eine Rechnung nur dann als E-Rechnung, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und dadurch maschinell weiterverarbeitet werden kann. Ein einfaches PDF ohne eingebetteten strukturierten Datensatz wird rechtlich als „sonstige Rechnung" eingeordnet. ekannten E-Rechnungsformaten gehören unter anderem: 

XRechnung: Bei der XRechnung werden die Rechnungsinformationen als strukturierter XML-Datensatz bereitgestellt. Das Format ist insbesondere aus dem Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern bekannt. 

ZUGFeRD: Dieses hybride Format verbindet eine visuell lesbare PDF-Datei mit einem eingebetteten strukturierten XML-Datensatz. Dadurch kann die Rechnung sowohl von Mitarbeitenden gelesen als auch automatisiert verarbeitet werden. 

Entscheidend ist nicht allein, dass eine Datei digital vorliegt. Rechnungsnummer, Beträge, Steuersätze, Leistungsdaten und weitere Pflichtangaben müssen strukturiert enthalten und durch die eingesetzten Systeme zuverlässig auslesbar sein. 

Was ändert sich am 1. Januar 2027? 

Zwischen dem 1. Januar 2025 und dem 31. Dezember 2026 dürfen Rechnungsaussteller aufgrund der gesetzlichen Übergangsregelungen noch Papier- oder andere Rechnungen ausstellen. Eine Rechnung als einfache PDF-Datei darf in diesem Zeitraum weiterhin genutzt werden, wenn der Empfänger diesem Format zustimmt.

Ab dem 1. Januar 2027 endet diese allgemeine Übergangsfrist. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen dann bei den betroffenen inländischen B2B-Umsätzen grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen. Bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro verlängert sich die Übergangsfrist bis zum Ende des Jahres 2027. utet zugleich: Auch kleinere Unternehmen sollten die Umstellung nicht aufschieben. Sie können schon 2027 E-Rechnungen von größeren Geschäftspartnern erhalten und müssen spätestens für die nächste Stufe vorbereitet sein. Darüber hinaus erwarten viele Auftraggeber strukturierte Rechnungsdaten möglicherweise schon früher, damit sie ihre eigenen Prozesse automatisieren können.

Warum die Umstellung mehr als ein Software-Update ist

Eine E-Rechnung muss im Unternehmen nicht nur ankommen oder erstellt werden können. Sie muss in den vorhandenen Ablauf passen. Deshalb sollten unter anderem folgende Fragen frühzeitig geklärt werden:

Ein einzelnes E-Mail-Postfach kann nach Angaben des Bundesfinanzministeriums zwar grundsätzlich ausreichen, um den Empfang von E-Rechnungen sicherzustellen. Ein durchgängiger digitaler Prozess entsteht dadurch jedoch noch nicht. Ohne passende Abläufe müssen Rechnungen möglicherweise weiterhin manuell abgelegt, geprüft, weitergeleitet oder in andere Systeme übertragen werden.

Am Anfang einer erfolgreichen Umstellung steht eine Bestandsaufnahme. Mit unserem E-Rechnungs-Check analysieren wir gemeinsam mit Ihnen, wie Rechnungen heute erstellt, empfangen, verarbeitet und archiviert werden.

Dabei betrachten wir nicht nur die eingesetzte Software, sondern auch Zuständigkeiten, Freigabewege, Medienbrüche und mögliche Fehlerquellen. Anschließend zeigen wir Ihnen, welche Anpassungen erforderlich sind und an welchen Stellen sich Prozesse sinnvoll automatisieren lassen.

Der Check schafft eine belastbare Grundlage für die weitere Umsetzung. So investieren Sie nicht vorschnell in eine isolierte Einzellösung, sondern entwickeln einen Rechnungsprozess, der zu Ihrem Unternehmen und Ihrer bestehenden Systemlandschaft passt.

E-Rechnungen mit Ricoh IDX sicher austauschen

Ricoh Intelligent Data Exchange, kurz Ricoh IDX, ist eine Plattform für den elektronischen Austausch von Rechnungen und weiteren Geschäftsdokumenten. Über die Lösung können Dokumente in zahlreichen Formaten elektronisch empfangen, übermittelt und verarbeitet werden. Ricoh IDX lässt sich als zentraler Austauschkanal einsetzen und kann mit vorhandenen Archivierungs- und Dokumentenmanagementlösungen verbunden werden. übernimmt für Sie das Ricoh-IDX-Onboarding. Wir begleiten die Einrichtung der Plattform, stimmen die benötigten Übertragungswege ab und unterstützen dabei, den elektronischen Rechnungsaustausch in Ihre vorhandenen Abläufe zu integrieren.

Damit erhalten Sie nicht nur einen Zugang zu einem Portal. Unser Ziel ist ein funktionierender Gesamtprozess, bei dem E-Rechnungen sicher ankommen, richtig zugeordnet und ohne unnötige Zwischenschritte an die zuständigen Systeme und Mitarbeitenden weitergeleitet werden.

Rechnungsverarbeitung und Workflows mit DocuWare

Während Ricoh IDX den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten unterstützt, kann DocuWare die anschließende Verarbeitung, Steuerung und Archivierung der Rechnungen übernehmen.

Eingehende Rechnungsdaten lassen sich mit DocuWare automatisch auslesen und für die Sichtkontrolle in einer lesbaren Form darstellen. Rechnungen können anschließend in digitale Prüf- und Freigabeworkflows überführt, mit Bestellungen oder Lieferscheinen abgeglichen und nachvollziehbar bearbeitet werden. n beispielsweise:

DOCUPLAN ist Partner für DocuWare-Lösungen und richtet das Dokumentenmanagement passend zu Ihren Anforderungen ein. Dabei betrachten wir nicht nur den Rechnungseingang, sondern auch die angrenzenden Prozesse in Buchhaltung, Verwaltung und Controlling. DocuWare ermöglicht automatisierte Abläufe, eine zentrale Dokumentensicherung und die Einbindung in vorhandene ERP-Systeme. dung an ERP- und Buchhaltungssysteme

Ein E-Rechnungsprozess sollte nicht an der Grenze zwischen Dokumentenmanagement und Finanzbuchhaltung enden. Deshalb bindet DOCUPLAN bestehende ERP- und Buchhaltungssysteme in die Lösung ein.

Je nach vorhandener Systemlandschaft unterstützen wir unter anderem die Anbindung an:

Welche Form der Integration sinnvoll ist, hängt von den eingesetzten Versionen, verfügbaren Schnittstellen und den gewünschten Abläufen ab. Gemeinsam prüfen wir, welche Rechnungs- und Buchungsdaten übertragen werden sollen und wie sich Belege, Bearbeitungsinformationen und Buchungsvorgänge sinnvoll miteinander verbinden lassen.

Das Ziel ist ein möglichst medienbruchfreier Prozess: Rechnungsdaten werden nicht mehrfach manuell erfasst, Belege bleiben auffindbar und die Buchhaltung erhält genau die Informationen, die sie für die weitere Bearbeitung benötigt.

Was Unternehmen jetzt konkret tun sollten

Bis zum Stichtag sollten Unternehmen ausreichend Zeit für Konzeption, Einrichtung und Tests einplanen. Die folgenden Schritte helfen bei einer strukturierten Vorbereitung:

1. Bestehende Prozesse erfassen

Dokumentieren Sie, wie Ein- und Ausgangsrechnungen heute durch das Unternehmen laufen. Berücksichtigen Sie dabei unterschiedliche Eingangskanäle, Standorte, Abteilungen und Sonderfälle.

2. Systeme und Schnittstellen prüfen

Klären Sie, ob Ihre ERP-, Warenwirtschafts- oder Buchhaltungssoftware strukturierte E-Rechnungen erstellen und verarbeiten kann. Prüfen Sie außerdem, wie Rechnungsdaten an ein Dokumentenmanagementsystem oder einen Austauschdienst übergeben werden können.

3. Verantwortlichkeiten festlegen

Bestimmen Sie, wer für technische Fragen, Buchhaltungsprozesse, Freigaben und die Kommunikation mit Kunden und Lieferanten verantwortlich ist.

4. Empfang und Versand organisieren

Legen Sie fest, über welche Kanäle Sie E-Rechnungen empfangen und versenden möchten. Mit einer Lösung wie Ricoh IDX kann der Austausch zentral organisiert und in weitere Systeme eingebunden werden.

5. Prüf- und Freigabeworkflows digitalisieren

Nutzen Sie die Umstellung, um manuelle Weiterleitungen, Papierausdrucke und unübersichtliche E-Mail-Abstimmungen zu reduzieren. Mit DocuWare können Bearbeitungs- und Freigabeprozesse digital abgebildet werden.

6. Testbetrieb starten

Testen Sie verschiedene Rechnungsformate, Übertragungswege und typische Sonderfälle. Dazu gehören beispielsweise fehlerhafte Datensätze, Gutschriften, Anhänge oder Rechnungen mit abweichenden Bestellinformationen.

7. Mitarbeitende schulen

Die beste technische Lösung funktioniert nur, wenn die beteiligten Mitarbeitenden die neuen Abläufe kennen. DOCUPLAN bietet Schulungen für Buchhaltung, Verwaltung und weitere beteiligte Abteilungen an.

Persönliche Begleitung statt Standardlösung

Die Anforderungen an die E-Rechnung sind für alle betroffenen Unternehmen ähnlich. Die vorhandenen Prozesse sind es jedoch nicht. Ein kleiner Dienstleistungsbetrieb benötigt eine andere Lösung als ein produzierendes Unternehmen mit mehreren Standorten, komplexen Freigabewegen und einem umfangreichen ERP-System.

Deshalb beginnt die Zusammenarbeit mit DOCUPLAN auf Wunsch mit einer persönlichen Erstberatung. Wir klären Ihren aktuellen Stand, identifizieren Handlungsbedarf und entwickeln eine Lösung, die zu Ihrer Organisation passt.

Unsere Leistungen rund um die E-Rechnung umfassen:

Auch nach dem Start bleiben wir Ihr Ansprechpartner. Wir unterstützen bei technischen Fragen, notwendigen Anpassungen und der Weiterentwicklung Ihrer digitalen Dokumentenprozesse.

2027 beginnt nicht erst am Stichtag

Die Umstellung auf die E-Rechnung sollte nicht erst im Dezember 2026 beginnen. Prozesse müssen analysiert, Systeme angebunden, Mitarbeitende geschult und Abläufe getestet werden. Je früher Unternehmen damit starten, desto mehr Zeit bleibt, um Fehler zu erkennen und die Lösung kontrolliert einzuführen.

Gleichzeitig bietet die gesetzliche Umstellung die Chance, über Jahre gewachsene Rechnungsprozesse neu zu strukturieren. Automatisierte Datenübernahmen, transparente Freigaben und zentrale Dokumentenablagen können die Buchhaltung dauerhaft entlasten.

Mit DocuWare, Ricoh IDX und der persönlichen Begleitung durch DOCUPLAN entsteht eine durchgängige Lösung für den Empfang, den Versand und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen.

Machen Sie jetzt den E-Rechnungs-Check und bereiten Sie Ihr Unternehmen rechtzeitig auf den 1. Januar 2027 vor.