Digital abgelegt ist nicht automatisch revisionssicher archiviert. Rechnungen im E-Mail-Postfach, Verträge auf dem Netzlaufwerk oder andere Dokumente in einfachen Ordnerstrukturen sind zwar schnell erreichbar. Für eine revisionssichere Archivierung reicht das allein jedoch nicht aus.

Denn insbesondere bei Unterlagen, welche steuerlich und geschäftlich relevant sind, müssen deren Inhalte, nachvollziehbar und vor unzulässigen Veränderungen geschützt aufbewahrt werden. So ist es auch gesetzlich im Handels- und Steuerrecht sowie im GoBD vorgegeben.

Damit das alles leichter fällt, gibt es Dokumentensystem wie DocuWare, welche Unternehmen dabei unterstützen, die Anforderungen technisch und organisatorisch sinnvoll umzusetzen. Richtige Revisionssicherheit entsteht jedoch erst durch das Zusammenspiel aus Software, klaren Prozessen, Berechtigungen und Verfahrensdokumentation.

Was bedeutet revisionssicher?

Unter revisionssicher versteht man die Aufbewahrungsfrist von Dokumenten. Die geschäftlich relevanten Dokumente müssen so verwaltet werden, dass Inhalt, Herkunft und Bearbeitung nachvollziehbar bleiben. Außerdem dürfen die Dokumente nicht unkontrolliert verändert oder gelöscht werden. Für die Buchführung gelten Grundsätze wie Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit und Ordnung. Die GoBD konkretisieren diese Grundsätze für elektronische Systeme und steuerlich relevante Daten.

Revisionssicherheit bedeutet deshalb mehr, als ein Dokument einfach abzuspeichern. Entscheidend ist der gesamte Prozess vom Eingang oder der Erstellung bis zur Aufbewahrung und späteren Bereitstellung.

Welche Anforderungen gelten für eine revisionssichere Archivierung?

Eine revisionssichere Archivierung muss mehrere Anforderungen erfüllen. Dazu gehören insbesondere:

Die GoBD spielen dabei eine wichtige Rolle. Sie formulieren Grundsätze für die ordnungsmäßige Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Dokumenten in elektronischer Form sowie für den Datenzugriff.

Hinzu kommt die Verfahrensdokumentation. Sie beschreibt, wie relevante Informationen entstehen, verarbeitet, archiviert und wiedergefunden werden. Eine revisionssichere Archivierung besteht deshalb immer aus technischen und organisatorischen Maßnahmen.

Welche Dokumente und Unterlagen sind betroffen?

Nicht alle Dateien in einem Unternehmen unterliegen denselben Vorschriften. Besonders relevant sind steuerlich und handelsrechtlich aufbewahrungspflichtige Dokumente und Unterlagen.

Dazu zählen zum Beispiel:

Die Aufbewahrungsfristen unterscheiden sich je nach Art der Dokumente. Deshalb sollte die Archivierung so aufgebaut sein, dass Unterlagen eindeutig zugeordnet und benötigte Dokumente jederzeit gefunden werden können.

Digitale Ablage ist nicht automatisch revisionssicher

In vielen Unternehmen werden die Arbeiten heute vor allem digital durchgeführt. Und trotzdem ist die Dateiablage nicht automatisch revisionssicher, nur weil diese digital ist. Die Sicherung in E-Mail-Postfächern, Netzlaufwerken und klassischen Ordnern ist für Dokumente nicht ausreichend. Denn hier können Dateien ganz einfach überschrieben, verschoben und gelöscht werden. Auch dadurch, dass hier mehrere Versionen eines Dokumentes abliegen können, wird es nicht einfacher. Ein PDF ist ebenfalls nicht automatisch revisionssicher. Entscheidend ist der Prozess hinter der Archivierung. Es sollte nachvollziehbar sein, wann ein Dokument erfasst wurde, wer darauf zugreifen konnte und ob Änderungen vorgenommen wurden.

Revisionssichere Archivierung mit DocuWare

Bei DOCUPLAN setzen wir auf DocuWare, wenn Unternehmen ihre digitalen Dokumentenprozesse strukturieren und eine passende Lösung für die Archivierung schaffen möchten.

DocuWare kann als zentrales Archivsystem eingesetzt werden. Statt Dokumente auf viele Ordner, Postfächer und Laufwerke zu verteilen, lassen sich Unterlagen strukturiert verwalten, indexieren und schnell wiederfinden.

DocuWare unterstützt unter anderem:

Dadurch können Dokumente eindeutig Vorgängen zugeordnet werden. Zugriffe und Änderungen bleiben nachvollziehbar. Das schafft eine wichtige Grundlage für die revisionssichere Verwaltung von Dokumenten im digitalen Archiv.

Auch Informationen und Daten lassen sich zentral bereitstellen. Mitarbeiter müssen dadurch weniger Zeit mit der Suche nach Dokumenten verbringen und können jederzeit auf die für ihre Arbeit relevanten Unterlagen zugreifen.

Warum Software allein keine Revisionssicherheit garantiert

Ebenso ist ein leistungsfähiges DMS alleine keine Garantie für Revisionssicherheit. Hier gilt ebenfalls der Blick auf die Software und deren Konfiguration. Denn eine revisionssicher Lösung muss sich danach richten, wie Dokumente archiviert werden, wer darauf zugreifen kann und welche Änderungen möglich oder gewollt sind. Und auch die Frage nach den Fristen zur Löschung muss vorab geklärt werden.

Neben der technischen Einrichtung müssen deshalb organisatorische Vorschriften und Schutzmaßnahmen festgelegt werden. Auch die Verfahrensdokumentation spielt eine wichtige Rolle. Revisionssicherheit entsteht damit aus dem Zusammenspiel von Archivsystem, gesetzlichen Anforderungen, internen Regeln und den Grundsätzen der GoBD.

Mit DOCUPLAN Dokumente revisionssicher archivieren

Als DocuWare-Partner unterstützen wir Unternehmen dabei, ihre Dokumente strukturiert zu archivieren und digitale Prozesse sinnvoll aufzubauen.

Am Anfang steht die Analyse: Welche Unterlagen entstehen oder gehen ein? Welche Daten müssen übernommen werden? Wer benötigt Zugriff? Welche Prozesse lassen sich vereinfachen oder automatisieren?

Darauf aufbauend richten wir DocuWare so ein, dass Archivierung, Berechtigungen, Indexierung und digitale Workflows sinnvoll zusammenspielen. Dabei berücksichtigen wir die GoBD, gesetzliche Vorschriften und die Anforderungen im Arbeitsalltag.

So entsteht kein starres Archiv, sondern ein Archivsystem, das sich in bestehende Prozesse integriert und Informationen strukturiert bereitstellt.

Revisionssicherheit und E-Rechnung

Mit der zunehmenden Bedeutung der E-Rechnung gewinnt Revisionssicherheit zusätzlich an Relevanz. Bei elektronischen Rechnungen müssen insbesondere die strukturierten Daten korrekt verarbeitet und aufbewahrt werden.

Unternehmen sollten deshalb prüfen, wie elektronische Rechnungen empfangen, verarbeitet und archiviert werden. Wichtig ist, dass die ursprünglichen Daten erhalten bleiben und bei Bedarf jederzeit ausgelesen und bereitgestellt werden können.

Ein geeignetes Archivsystem kann dabei helfen, elektronische Dokumente geordnet zu verwalten und in digitale Prozesse einzubinden.

Was Unternehmen jetzt prüfen sollten

Unternehmen sollten regelmäßig kontrollieren, ob ihre digitale Archivierung noch zu den aktuellen Anforderungen passt:

Wer hier Lücken erkennt, sollte die bestehenden Prozesse und die Form der Archivierung überprüfen.

Fazit: Revisionssicher archivieren statt nur digital ablegen

Eines ist klar: Revisionssicher archivieren bedeutet mehr, als Dokumente digital zu speichern. Relevante Unterlagen müssen vollständig, nachvollziehbar und geschützt verwaltet werden.

Durch eine revisionssichere Archivierung werden gesetzliche Anforderungen berücksichtigt. Dazu gehören die GoBD, die Zugriffsrechte als auch die Protokollierung und sicher Aufbewahrung. Denn nur wenn technische und organisatorische Maßnahmen zusammenpassen, entsteht langfristige Revisionssicherheit.

Mit DocuWare lassen sich Archivierung, digitale Workflows und strukturierte Prozesse verbinden. DOCUPLAN unterstützt Unternehmen dabei, die Software passend zu den eigenen Abläufen einzurichten und ein Archivsystem aufzubauen, das Dokumente zuverlässig bereitstellt.

Sie möchten Ihre bestehende Archivierung prüfen oder Dokumente revisionssicher archivieren? Sprechen Sie uns an. Gemeinsam prüfen wir, wie DocuWare in Ihrem Unternehmen sinnvoll eingesetzt werden kann.