Was ist der Unterschied zwischen einer E-Akte und DMS?

8.08.2023|Kategorien: Allgemein|

Im Dschungel der digitalen Lösungen fehlt Ihnen der Überblick zwischen den Begrifflichkeiten? Und auch zwischen einer E-Akte und einer DMS-Lösung gibt es für Sie keinen Unterschied? Im Folgenden bieten wir Ihnen eine Einführung in die Möglichkeiten und Vorteile der elektronischen Aktenführung.

E-Akte und DMS: Elektronische Aktenführung für Unternehmen

Warum sind sich eine E-Akte und eine DMS-Lösung auf den ersten Blick so ähnlich? Eine E-Akte ist eine elektronische Akte und eine DMS-Lösung ist ein Dokumentenmanagement-System. Beide Varianten sind Konzepte für die digitale Verwaltung von Dokumenten und Informationen. Dennoch gibt es grundlegende Unterschiede:

Mit der E-Akte wird in erster Linie die Verwaltung von elektronischen Akten und Aktenstrukturen ermöglicht. Sie gewährleistet die digitale Erfassung, Speicherung, Verwaltung und den Zugriff auf Informationen im Zusammenhang mit einer bestimmten Akte oder einem Fall.

Eine DMS-Lösung ermöglicht jedoch noch mehr Funktionen, auch unabhängig von einer spezifischen Akte oder einem Fall.

Die E-Akte ermöglicht es Ihrem Unternehmen, den täglichen Papierkram zu reduzieren und Informationen schneller auffindbar zu machen. Das Ziel ist es, den Verwaltungsprozess zu verbessern und die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen zu erleichtern.

Dahingegen beschränkt sich eine DMS-Lösung nicht lediglich auf eine spezielle Branche, sondern kann in vielfältigen Unternehmen für die Dokumentenverwaltung eingesetzt werden.

Bei einer E-Akte bleibt weiterhin die physische Aktenstruktur erhalten, wenn auch in digitaler Form. Dies bedeutet, dass die Dokumente in einer hierarchischen Struktur organisiert werden, welche in ihrer optischen Darstellung einer physischen Akte gleichen.

Anders ist es bei einer DMS-Lösung, welche die Verwaltung in einer flachen Struktur, mit Verwendung von Metadaten und Indexierung, organisiert. Hier können die Dokumente über Schlagwörter, Kategorien oder andere spezifische Merkmale strukturiert und gesucht werden.

Eine E-Akte ist oft eng mit den internen Prozessen verbunden. Dadurch ist sie an die internen Anforderungen angepasst, ist aber auch weniger flexibel, wenn die Struktur auf andere Geschäftsbereiche ausgeweitet werden soll.

Durch eine DMS-Lösung wird die nötige Flexibilität und Skalierbarkeit ermöglicht, um die Dokumentenverwaltung an individuelle Anforderungen anzupassen. Dadurch lässt sich ein DMS leicht an die bestehende IT-Infrastruktur anpassen.

Welche Lösung eignet sich für Ihr Unternehmen?

Werfen Sie einen genauen Blick auf Ihre bestehende IT: Wie gut können E-Akte oder DMS damit integriert werden?

Generell sollten Sie bei der Wahl zwischen E-Akte und DMS darauf achten, für welche Verwendung das Management vorgesehen ist. Vor allem sollten Sie sich vorab Gedanken dazu machen, ob Sie die Funktionen des Systems in mehreren Unternehmensbereichen verwenden wollen.

Die E-Akte ist insbesondere an die Anforderungen in Behörden, Justiz oder ähnlichen Institutionen angepasst. Dahingegen eignet sich die DMS-Lösung für zahlreiche Branchen und kann hier für mehr Organisation zahlreicher Dokumente sorgen.

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